Email benutzbar machen

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Emails sind unglaublich praktisch – sie kosten wenig und sind schnell beim Empfänger. Und weil sie so unglaublich praktisch sind, werden unglaublich viele davon verschickt. Fast alle Emails können in eine von drei Kategorien eingeteilt werden: persönliche Emails, Spam und Bacn. Aus (meiner) Nutzersicht stellt nur die letzte Kategorie ein Problem dar. Was ich unter diesen Kategorien verstehe, wo ich das Problem sehe und wie ich es für mich gelöst habe, werde ich heute darstellen.

Email-Typen

Persönliche Emails

Hierbei handelt es sich um Emails, die an mich persönlich (und höchstens wenige weitere Empfänger) adressiert sind. Sie sind im Allgemeinen erwünscht, werden praktisch immer gelesen und oft beantwortet und stellen daher kein Problem dar.

Spam

Diese Emails sind unbestellt und unerwünscht. Sie zielen oft darauf ab, den Empfänger irgendwie um sein Geld zu bringen. Dabei kann es sich um gefälschte Glücksspielbenachrichtigungen, Angebote für gefälschte Produkte oder Phishing-Emails handeln. Da die Spamfilter der Email-Anbieter inzwischen ziemlich ausgereift und lernfähig sind, stellt Spam aus Nutzersicht kein ernsthaftes Problem dar.

Bacn

Alle Emails, die jetzt noch übrig bleiben, werden als Bacn bezeichnet. Die englische Wikipedia definiert Bacn (englisch) als „email you want but not right now“ – also Emails, die man zwar erhalten möchte, aber eben gerade jetzt nicht benötigt oder lesen möchte. Dazu zählen zum Beispiel Newsletter zu denen man sich angemeldet hat, Benachrichtigungen aus sozialen Netzwerken, Transaktionsbestätigungen von verschiedenen Webseiten (ebay, Amazon) und ähnliche Nachrichten. Da man sich bei den meisten Diensten im Internet mit seiner Email-Adresse registriert, ist diese Adresse auch entsprechend vielen Anbietern bekannt, die sie mehr oder weniger intensiv nutzen.

Bacn: Problem und Lösung

Wo liegt das Problem?

Bacn ist ein Grundrauschen, das den Blick von den wesentlichen Emails ablenkt. Wenn diese Nachrichten nicht gefiltert werden, müssen sie entweder von Hand weggeräumt werden oder sie führen zu einem unübersichtlichen Posteingang. Zudem stört es mich, wenn diese eher unwichtigen Emails eine Benachrichtigung am Laptop oder auf dem Smartphone auslösen.

Gleichzeitig sind diese Emails schwieriger zu filtern als Spam. Google bietet zwar zwei Ansätze um dieses Problems Herr zu werden – allerdings müssen beide zunächst trainiert werden. Außerdem soll es ja auch noch Leute geben, die einen anderen Email-Anbieter als Googlemail nutzen :) Auch das manuelle Erstellen von Filterregeln auf Basis von Absenderadressen ist relativ aufwendig und pflegebedürftig. Für jeden Service / Newsletter / etc. bei dem ich mich anmelde, muss ich die Regel anpassen. Zudem beschließen manche Anbieter von Zeit zu Zeit, ihre Informationen von einer anderen Email-Adresse aus zu versenden. Dies erfordert eine Anpassung des Filters. Insgesamt ist das aus meiner Sicht eine sehr unschöne Situation.

Die Lösung: Filterung auf Basis von Empfängeradressen

Im Zuge meines Wechsels auf eine eigene Domain habe ich mir Gedanken gemacht, wie dieses Problem sinnvoll und dauerhaft gelöst werden kann. Dabei bin ich zu dem Schluss gekommen, dass die Einrichtung mehrerer Aliase (also verschiedener Email-Adressen, die alle auf das gleiche Konto zeigen) eine Lösung ist, die sowohl schnell einzurichten als auch wartungsarm ist. Insgesamt zeigen neun Adressen auf mein Email-Konto, von denen ich die wichtigsten vier vorstellen werde.

martin@…: Diese Adresse gebe ich nur an Menschen heraus. Sie ist für persönliche Emails gedacht – Nachrichten an diese Adresse werden entsprechend nicht gefiltert sondern landen regulär im Posteingang. Erhalte ich Bacn auf dieser Adresse ändere ich die beim entsprechenden Anbieter hinterlegte Adresse. Wenn dies  nicht möglich ist, handelt es sich um Spam und wird auch genauso behandelt. Allerdings gibt es eine Ausnahme, nämlich soziale Netzwerke in denen ich unter dieser Adresse gefunden werden möchte. Das sind im Moment Facebook, Twitter, Google+ und last.fm – die Emails von diesen Diensten werden weiter entsprechend der Absenderadresse gefiltert, überspringen den Posteingang und werden mit dem Label „Netzwerke“ versehen.

comments@…: Für Benachrichtigungen über Blog-Kommentare wird diese Adresse genutzt. Dies gilt sowohl für Kommentare in diesem als auch in fremden Blogs. Nachrichten überspringen den Posteingang und werden mit dem Label „Kommentare“ versehen.

ohlife@…: Wird einzig und allein für Emails des Online-Tagebuch-Dienstes OhLife verwendet. Die Emails bleiben zwar im Posteingang, werden jedoch per Filter als gelesen markiert, sodass sie keine Benachrichtigung auslösen.

zeug@…: Für praktisch alles andere – insbesondere für Anmeldungen bei verschiedenen Diensten – nutze ich diese Adresse. Alle Nachrichten an diese Adresse überspringen den Posteingang und werden mit dem Label „Zeug“ versehen.

Schlussbemerkungen

Wie bereits erwähnt gehören alle oben genannten Adressen zu einem Konto. Emails an andere Adressen, die irgendwie zu mir gehören (z.B. die Unimail-Adresse), werden automatisch von Google abgeholt (Ausnahme: Arbeits-Email), mit dem passenden Label versehen und archiviert. Damit sind alle Nachrichten schnell zu erreichen. Trotzdem lösen – abgesehen von ein paar Irrläufern aus der Zeit vor der Umstellung – nur persönliche Emails eine Benachrichtigung aus und ich habe einen übersichtlichen Posteingang. Zudem ist die Lösung insofern robust, dass Änderungen auf der Absenderseite, auf die ich keinen Einfluss habe, keine Auswirkungen auf die Filterfunktion haben.

Grundsätzlich lässt sich dieses Verhalten auch ohne eigene Domain erreichen, da die wichtigsten Email-Anbieter oft eine Form von Alias zur Verfügung stellen. Bei Google Mail zum Beispiel über das Einfügen oder Weglassen von zusätzlichen Punkten im Benutzernamen (martin [dot] raissle [at] goooglemail [dot] com, martinraissle [at] goooglemail [dot] com und m.a.r.t.i.n.r.a.i.s.s.l.e.@goooglemail.com würden alle zum gleichen Konto gehören, wäre nicht ein Spamschutz-o zuviel im Domainnamen) oder das Erzeugen eines +Aliases (diese werden aber nicht immer akzeptiert). Hotmail bietet ebenfalls Aliase an und sogar GMX Freemail enthält zwei Email-Adressen.


One thought on “Email benutzbar machen

  1. Pingback: marrai » Vier Artikel über das “Abschalten”.

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